O gerenciamento de tempo de tempo não é uma coisa tão simples quanto parece ser.

E se eu te dizer que até mesmo aquelas pessoas organizadas já desejaram que o dia tivesse mais do que 24 horas.

Como você sabe o tempo não pode ser moldado conforme as nossas necessidades, já que ele é uma constante.

No entanto, você pode escolher bem o que vai fazer com o tempo que você tem no seu dia.

Estar ocupado não significa que você é uma pessoa produtiva ou até mesmo que saiba fazer o gerenciamento de tempo.

Pode ocorrer de você estar gastando tempo com atividades que não acrescentam nada à sua vida e que não vai gerar resultados e ainda não ira lhe restar tempo para fazer mais nada que seja produtivo e útil.

Também não adianta aumentar a sua carga horária para poder dar conta de mais tarefas.

Ao adotar uma jornada de trabalho de 14, 15 horas diárias, só irá resultar em cansaço e a longo prazo a perda de sua produtividade.

Provavelmente, você já chegou ao final do dia e sentiu que não finalizou quase nada das atividades que precisava ter feito?

Quando isso acontece, com certeza você vai estar cansado, frustrado e estressado, não é mesmo?

Saiba que o estresse no ambiente de trabalho pode ser eliminado se for feito corretamente o gerenciamento de tempo e aplicado.

Além disso, você pode organizar o seu tempo, para trabalhar menos e ter uma folga na sua agenda.

Seja ela para ler um livro ou até mesmo para dar andamento a um projeto pessoal.

Continue lendo para saber como fazer bem seu gerenciamento de tempo.

 

Quais são os limites da sua capacidade

quais são seu limites

Como você organiza o seu tempo? Se nem mesmo sabe como gasta as 24 horas do seu dia, por que vai querer mais tempo livre?

Me diz, você sabe quantas horas de sono é necessária para acordar bem disposto?

Quantos minutos você gasta para responder um e-mail?

Quantos minutos leva para ler 5 páginas de um livro?

Depois de quantas horas de foco e concentração absoluta, você começa a ficar distraído e cansado?

Essas e outras respostar você terá que saber sobre a sua performance, aí sim você já pode pensar em fazer seu gerenciamento de tempo.

Como você quer fazer seu gerenciamento de tempo se não sabe nem mesmo quanto tempo leva para realizar uma determinada tarefa.

Recomendo você fazer um exercício. Tire um dia da sua semana e anote tudo o que você for fazer, desde o momento em que você acordar.

Anote quanto tempo cada atividade consumiu do seu tempo.

Fazendo isso, você vai descobrir quais são os maiores ladrões do seu precioso tempo.

 

Quem está sabotando o seu gerenciamento de tempo?

quem está sabotando seu gerenciamento de tempo

Fazendo o exercício que eu mencionei acima, você vai ver que está cercado por grandes vilões de sua produtividade.

Cada um desses vilões contribui para que o seu gerenciamento de tempo vá por água abaixo, de uma maneira diferente, seja eles por razões diferentes ou horários distintos.

Portanto, algumas distrações são praticamente unânimes para a grandes maiorias das pessoas.

Então vamos conhecer quem são esses vilões que roubam o seu tempo e o que você deve fazer para não cair em suas armadilhas.

 

Redes Sociais

redes sociais

Com certeza já aconteceu com você? De dar aquela espiadinha no seu Facebook durante uma tarefa que estava realizando, certo?

O que deveria tomar 5 minutinhos do seu tempo acaba consumindo quase meia hora do tempo que você tinha reservado para uma tarefa importante.

Para muitas pessoas não perder o prazo, acabam por fazer horas extras e acaba o seu dia esgotado.

Mas saiba que essa escolha não é a mais inteligente para quem quer fazer gerenciamento de tempo, isso não irá contribuir na sua qualidade de vida a longo prazo.

Calma, não estou dizendo que você não possa dar uma espiada nas suas redes sociais preferidas.

O que você pode fazer é, executar suas tarefas em blocos de tempo? Vamos supor que você trabalhe uma hora 100% focado e com total concentração, após esse tempo sua mente irá começar a se distrair.

Então você pode estabelecer o seguinte, a cada uma hora trabalhada faça uma pausa de 5 a 10 minutos de descanso.

Então use esse tempo para relaxar e dar aquela espiada nas suas redes sociais.

Se as suas redes sociais estão atrapalhando o seu gerenciamento de tempo, eu recomendo que você desative as notificações nos períodos em que você esteja concentrado.

 

Alta conectividade

alta conectividade

Com a evolução da internet nós possibilitou fazer diversas coisas que consumiam boa parte do nosso tempo, por exemplo, pagar um boleto na loteria ou fazer uma compra em uma loja.

Em alguns casos basta dois ou três cliques e seu problema foi solucionado.

Na teoria deveria de sobrar muito mais tempo para realizarmos as nossas tarefas que são realmente relevantes.

Mas na prática ficar o tempo todo conectado pode atrapalhar nosso gerenciamento de tempo.

Glória Mark, pesquisadora da universidade da Califórnia, no ano de 2004 decidiu fazer uma pesquisa para investigar os efeitos da tecnologia na vida das pessoas em seu ambiente de trabalho.

O tempo máximo que as pessoas ficavam concentrado em uma única tarefa foi de 3 minutos a média geral.

Já o mesmo estudo foi refeito dez anos depois (2014), nesse período os smartphones já estavam bastante popularizados. E dessa vez a média da concentração despencou de 3 minutos para 59 segundos!

Difícil de manter uma boa produtividade com tantas distrações na palma de nossas mãos.

Se for o seu celular o seu maior vilão que consome o seu tempo, recomendo que deixe ele em outra parte do seu ambiente de trabalho, ou deixe ele no silencioso.

Pois, quanto menos opções de distração você der para a sua mente, mais focado você vai ficar para concluir as tarefas mais importantes.

 

E-mails

e-mails

Esse é o pesadelo de algumas pessoas, sua caixa de entrada estar sempre lotada e que parece só aumentar.

Isso já aconteceu com você?

Quantas vezes no seu dia você olhou sua caixa de e-mail só para ver quem enviou uma mensagem?

Veja que o maior problema aqui não é para o que estava fazendo no momento e sim deixar para agir depois.

No momento você só quer saber quem está te enviando as mensagens, para depois responder ou apagar.

Muito provavelmente você terá que ler tudo de novo para fazer isso. O que caracteriza isso como trabalho, certo?

Recomendo uma hora do seu dia, não só para olhar para eles, mas sim em fazer algo com eles.

 

Diferença entre urgente e importante

gerenciamento de tempo. importante x urgente

O gerenciamento de tempo também exige o conhecimento em saber distinguir aquilo que é importante e aquilo que é urgente.

Faça uma análise de decisão diante de uma escolha entre qual tarefa escolher, sendo uma considerada importante e a outra urgente.

Qual delas você executaria primeiro?

Aposto que você faria a que tem urgência por primeiro, certo?

Vou citar um exemplo, você precisa fazer academia para perder peso, essa missão importante devera ser praticadas todas as manhãs.

O que é considerada uma atividade importante para a manutenção da sua saúde.

No entanto, surge um trabalho de última hora que está obrigando você se levantar mais cedo, pulará a academia e correr até o trabalho.

Essa é uma atividade urgente, mas não tão importante quanto é a sua saúde.

Temos sempre a tendência de escolhermos as tarefas mais urgentes primeiro, nós tornando meramente reativos.

Se você é uma pessoa que já tem uma lista de tarefa para o seu dia a dia, ótimo.

Mas você atribui graus de importância a cada uma delas? Se não, então conheça a matriz de gerenciamento de tempo que irá te ajudar.

 

Matriz de gerenciamento de tempo

A matriz de gerenciamento de tempo categoriza as tarefas em 4 quadrantes.

  • Importantes
  • Urgentes
  • Importantes e urgentes
  • Nem urgentes e nem importantes

As atividades que são importantes e urgentes devem ser realizadas imediatamente.

Porém, as tarefas que são menos importantes, mesmo que elas sejam urgentes, não devem ser priorizadas.

Ter foco nas tarefas que são importantes faz com que você tenha muito mais controle no seu gerenciamento de tempo.

Além disso, vai reduzir a chance dessas tarefas se tornarem urgentes também.

Uma das maneiras mais fáceis de priorizar uma tarefa é fazendo uma lista de tarefas, seja ela diária ou semanal.

Lembre-se de tempo em tempo, revisar a sua lista para confirmar se realmente tudo o que está escrito faz sentido ou pode ser descartado.

Também não deixe de reavaliar as prioridades que você atribuiu para cada uma delas.

 

Diversifique os tipos de tarefas

gerenciamento de tempo; diversificar tarefas

Como já vimos, você deve organizar o seu dia e classificar as atividades que irão ser executadas por ordem de relevância, fazendo isso é sinônimo de que você estará fazendo o que mais irá gerar valor na sua vida.

Porém, muitas vezes uma tarefa importante e urgente, pode ser complexa, não sendo possível completar rapidamente sem ter nenhum cansaço.

Muito pelo contrário.

Além disso, quanto mais tempo você gasta com uma tarefa difícil, maior vai ser o seu cansaço mental.

Mesmo que você tenha feito o gerenciamento de tempo perfeito para realização de suas atividades.

Mas se você pegar essa tarefa grande e quebrar ela em vários pedaços, irá te prevenir que caia na armadilha da procrastinação, sendo assim, irá aproveitar o máximo do seu potencial.

A melhor forma para manter sua alta produtividade ao longo do dia é intercalar atividades de 3 tipos:

Repetitivas: postagem nas redes sociais, responder e-mail.

Criativas: criação de conteúdo.

Físicas: organizar o seu ambiente de trabalho, se alongar, etc.

Então, organize o seu dia para a realização da tarefa mais importante.

Além disso, defina o período do dia que você é mais produtivo e reserve para desempenhar a ela.

Eu costumo dividir meu trabalho das seguintes maneiras: trabalho 80 minutos com total foco e concentração e faço uma pausa de 20 minutos.

 

Conclusão

Não deixe o tempo controlar a sua vida, o tempo vai passar de qualquer jeito, na mesma velocidade para todos.

Se você tiver algo que deseja realizar não deixe para o amanhã. Pois quando chegar a manhã muito provavelmente você vai ter desejado ter começado ontem.

Para começar algo novo na sua rotina, mesmo que pareça difícil, faça o gerenciamento de tempo.

Assim, você vai perceber que não era difícil e sim uma questão de organização.

Jogue fora tudo aquilo que não agregue valor a sua vida e abra espaço para o novo, para aquilo que faz seu coração bater mais forte

Quem mata o tempo não é assassino, mas sim um suicida”. — Millôr Fernandes

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Sobre o Autor

Josiel Santos
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